ESTRUCTURA DEL EQUIPO DE ORGANIZACIÓN

OPEN HEART

Denominación del cargoFunciones/responsabilidadesNombres
1. PatronatoEn el patronato pueden entrar ideólogos del proyecto, mecenas, inversores y maestros de diferentes áreas, que comparten ideas y objetivos del proyecto, con su implicación han demostrado su fidelidad al Open Heart y pueden asumir responsabilidad del miembro del Patronato.
Funciones del patronato: Formación del comité ejecutivo y del equipo de organización, elaboración de estrategia y táctica del proyecto, participación en la medida de posibilidades de los miembros en su desarrollo y realización. Pueden tomar cualquier cargo dentro del equipo de organización, pero no es obligatorio
2. Organizador principal
(Cabeza del Comité Ejecutivo)
Puede ser persona que comparte ideas y objetivos del proyecto, con su implicación ha demostrado su fidelidad al Open Heart, tiene experiencia en la organización de macro-eventos y puede asumir responsabilidad del organizador principal.
Se elige por el patronato para cada evento después de consensuar con todo equipo.
Sus funciones:
- Sincronización con el Patronato en la visión, ideas y objetivos del proyecto, elaboración en conjunto de estrategia global, nuevas ideas y formatos para eventos;
- Elaboración con el equipo de organización de la estrategia y táctica del evento (fecha, lugar, participantes, programa, etc.) y su aprobación por el Patronato;
- Búsqueda de miembros adecuados para cargos del equipo de organización y su formación. Creación y mantenimiento de una buena, dinámica, positiva y constructiva atmósfera dentro del equipo;
- Organización de reuniones del equipo de organización cada semana/dos semanas antes del festival y cada día durante del festival;
- Coordinación constante del equipo de organización y ayuda a sus miembros, quién necesite, para llegar al mejor desarrollo de sus funciones, sobre todo en trabajos más importantes para festival
3. Responsable del programa del festival
(Miembro del Comité Ejecutivo)
Puede ser persona comunicativa que comparte ideas y objetivos del proyecto, con su implicación ha demostrado su fidelidad al Open Heart, tiene experiencia en organización, conoce mínimo dos idiomas (español, inglés) y puede asumir responsabilidad del secretario/tesorero.
Se elige por el patronato después de consensuar con todo equipo.
Sus funciones:
- Elaborar lista de participantes deseados para festival y presentar al comité para su verificación con patronato y aprobación;
- Atender solicitudes de participantes, contactar con participantes deseados, negociar las condiciones de participación y presentar resultados al comité;
- Después de confirmar participación, mantener una comunicación viva con los participantes. Solicitar de su parte toda la información y material necesarios para su presentación (descripción de sí mismos y de actividades que se ofrecen para festival, con fotos de buena resolución y videos; raiders con las necesidades materiales y técnicas para sus actividades, invitaciones personales al festival y comentarios después del evento, etc.)
- Elaborar programa del festival con espacios paralelos y horario de actividades propuestas por participantes y aprobados previamente por el comité;
- Preparar programa para niños;
- Elaborar programa de actividades gratuitas para espacio AGORA dentro de la feria que acompaña festival;
- En conjunto con responsables de PR, publicidad y medios de comunicación, organizar preparación de promoción sobre participantes y su publicación en medios del festival y en otras plataformas;
- Reunir y coordinar equipo de voluntarios y traductores necesarios, cuidar a que toda información sobre participantes y sus actividades sean en dos/tres idiomas (español, ruso, inglés)
- Conjunto con el responsable de PR y logística encontrar hospedaje para participantes y llevar control de su llegada, organizar recepción, traslado, acomodamiento, comida y salida;
- Conjunto con responsables de logística y de sonido suministrar materiales necesarios y preparar espacios para diferentes actividades de los participantes (mesas, sillas, micrófonos, sonido, luz…);
Organizar los regalos y cartas de agradecimiento para participantes, tramitar pagos por su participación
4. Responsable de relaciones públicas (PR)
(Miembro del Comité Ejecutivo)
Puede ser persona comunicativa que comparte ideas y objetivos del proyecto, con su implicación ha demostrado su fidelidad al Open Heart, tiene experiencia en relaciones públicas, sabe transmitir el espíritu del proyecto y puede asumir responsabilidad presentar el festival al público.
Se elige por el patronato después de consensuar con todo equipo.
Sus funciones:
- - Ayudar al organizador principal a coordinar el equipo de organización;
- En conjunto con el responsable de publicidad organizar preparación del material informativo del festival antes del evento (diferentes tipos de presentaciones, videos, carteles, folletos, etc.), durante y después del evento (fotos, audio y video grabaciones, etc.);
- Organizar participación y presentación del festival en ferias más importantes, medios de comunicación, entrevistas, conferencias, reuniones con voluntarios, etc.;
- Tramitaciones de solicitudes y permisos en ayuntamientos y otros organismos de interés, para conseguir lugares con mejores condiciones y permisos necesarios para realizar festivales, y también para solicitar subvención y cualquier tipo de ayuda;
Organizar punto de información en el festival, recogida de datos de contacto de los interesados que quieran venir o seguir el festival y envío de mailing
5. Ayudante del organizador/ secretario/ tesorero
Puede ser persona que comparte ideas y objetivos del proyecto, con su implicación ha demostrado su fidelidad al Open Heart, tiene experiencia en trabajar con documentos, llevar cuentas y puede asumir responsabilidad del secretario/tesorero.
Se elige por el patronato después de consensuar con todo equipo.
Sus funciones:
- Convocar reuniones del equipo de organización, apuntar los acuerdos, hacer resumen de las reuniones;
- Llevar cuentas, contabilidad, base material y tesorería, preparación y coordinación de trabajo en taquilla;
- Organizar tour para visitantes del festival;
- Conjunto con responsable de logística organizar ayuda y control del hospedaje para todos los asistentes del festival;
- Ayudar al organizador en lo que necesite
6. Responsable(s) de publicidad y marketing Puede ser persona comunicativa que comparte ideas y objetivos del proyecto, con su implicación ha demostrado su fidelidad al Open Heart, tiene experiencia en publicidad y marketing y puede asumir responsabilidad del responsable de ésta área.
Se elige por el equipo ejecutivo.

Sus funciones:
- Elaborar el plan de marketing para festival y presupuesto de la campaña publicitaria. Después de su aprobación por el comité y patronato llevarlo a cabo;
- Conjunto con responsable de PR preparar diferentes presentaciones necesarias del festival (carteles, folletos, banners, etc.);
- Elaborar propuestas para sponsors para festivales, su búsqueda y seguimiento de trabajo con ellos;
- Conjunto con responsable de medios de comunicación elaborar plan de publicidad en internet y llevarlo a cabo;
- Organizar distribución de folletos y otro material publicitario impreso por los sitios de interés;
- Conjunto los responsables de PR, de programa y de medios de comunicación, elaborar y promover material de promoción, organizar foto y video grabación en el festival
7. Responsable(s) de los medios de comunicación
Puede ser persona que comparte ideas y objetivos del proyecto, tiene experiencia en informática, sabe administrar página web, redes sociales y puede asumir responsabilidad del área de medios de comunicación.
Se elige por el equipo ejecutivo.
Sus funciones:
- Organizar administración de la página web y de la página del festival en redes sociales, con publicaciones constantes de las noticias y actualizaciones;
- Conjunto con los responsables de PR y publicidad elaborar y llevar a cabo campaña publicitaria en diversas plataformas en internet;
8. Responsable(s) de la feria de artesanos y terapeutasPuede ser persona que comparte ideas y objetivos del proyecto, tiene experiencia en participación y montaje de la feria y puede asumir responsabilidad del montaje de la feria de artesanos y terapeutas en los festivales.
Se elige por el equipo ejecutivo.
Sus funciones:
- Buscar artesanos y terapeutas que quieran participar en la feria que acompaña festivales. Hacer la lista y llevar coordinación;
- Tramitar los cobros por su participación, resolver sus dudas y ayudar en todo lo que necesiten los feriantes
9. Responsable(s) de decoración, base material, logística y mantenimientoPuede ser persona que comparte ideas y objetivos del proyecto, tiene experiencia en decoración, montaje/ desmontaje y logística.
Se elige por el equipo ejecutivo.
Sus funciones:
- Preparar y presentar al comité para su aprobación la propuesta con presupuesto del diseño, decoración, logística y servicios necesarios para festival (seguridad, control de acceso, limpieza, eléctrico, medico, etc.)
- Ayudar al responsable de PR a preparar documentos necesarios para tener todos los permisos solicitados por ayuntamiento (dueño del lugar) para organización de festival;
- Reunir y coordinar equipo de voluntarios necesarios para preparar los espacios del festival antes del evento, mantener en orden durante el evento y organizar limpieza y recogida después del evento;
- Organizar parking para coches de visitantes y su traslado en autobús hasta lugar del festival;
- Organizar suministro de todo material necesario para evento;
- Organizar comida para voluntarios y paradas de Open Heart con comida de pago y para venta de otros accesorios
9. 10. Responsable(s) de sonido y videoPuede ser persona que comparte ideas y objetivos del proyecto, tiene experiencia como técnico de sonido y puede asumir responsabilidad en ésta área.
Se elige por el comité ejecutivo.
Sus funciones:
- Recoger los raiders con las necesidades técnicas de los participantes;
- Organizar suministro del material necesario para sonorizar y grabar las actuaciones;
- Reunir y coordinar equipo de técnicos de sonido y video, necesarios para evento